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2.9 KiB
KI-Zuordnung von E-Mails
Beim Öffnen einer E-Mail im Postfach startet die Analyse im Hintergrund. Unter „KI-Zuordnungsvorschläge“ erscheinen bis zu fünf Vorschläge für Kunden, Lieferanten, Projekte und Objekte mit Begründung und Einschätzung der Übereinstimmung. „Übernehmen“ legt die jeweilige Verknüpfung an. „Ausblenden“ entfernt einen unpassenden Vorschlag dauerhaft aus der gespeicherten Analyse dieser Mail. Die manuelle Zuordnung bleibt verfügbar.
Die Analyse wird pro Mail gespeichert, auch wenn sie keine Treffer findet. Erneutes Öffnen verwendet das gespeicherte Ergebnis. „Erneut prüfen“ aktualisiert die gesamte Analyse, beispielsweise nach Änderungen an Stammdaten; dabei kann ein zuvor ausgeblendeter Vorschlag wieder erscheinen, wenn die KI ihn erneut erkennt. Bereits verknüpfte Entitäten werden ausgeblendet. Fehler werden nicht gespeichert und können erneut versucht werden.
Betrieb
Vor dem Einsatz die Backend-Migrationen mit npm run migrate im Backend-Verzeichnis ausführen. Migration 0068_email_entity_suggestions ergänzt den Ergebnisspeicher. Migration 0069_reset_email_entity_suggestions verwirft bisherige KI-Vorschläge, damit sie beim nächsten Öffnen ohne Empfängerbelege neu berechnet werden. Bestehende Verknüpfungen bleiben erhalten. Die Erkennung nutzt wie die bestehende Rechnungserkennung den konfigurierten zentralen KI-Dienst oder OPENAI_API_KEY, mit dem im Erkennungsdienst konfigurierten Modell. Ohne KI-Konfiguration erscheint eine Meldung im Postfach.
Empfänger- und CC-Kopfdaten werden weder für die Vorauswahl noch als KI-Eingabe verwendet. Empfängerangaben in zitierten Mailköpfen dürfen laut Analyseanweisung keine Zuordnung begründen. Übermittelt werden Betreff, Absender und bis zu 16.000 Zeichen Mailtext (ersatzweise HTML ohne Tags oder Vorschautext). Anhänge werden nicht analysiert. Stammdaten werden auf den aktuellen Mandanten und nicht archivierte Einträge begrenzt; übertragen werden Name, Typ, ID, Nummer und vorhandene E-Mail-Adressen. Bei mehr als 150 Einträgen priorisiert eine lokale Vorauswahl passende Adressen, Nummern und Namen. Dadurch können bei großen Datenbeständen rein semantische Zusammenhänge außerhalb dieser Vorauswahl unentdeckt bleiben.
Der Zugriff auf die Mail wird vor Analyse und Cache-Zugriff anhand von Mandant und Benutzer geprüft. Modellantworten werden gegen die angebotenen Stammdaten validiert. Parallele Anfragen für dieselbe Mail werden innerhalb eines Backend-Prozesses zusammengefasst. Mehrere Backend-Instanzen können beim erstmaligen Öffnen gleichzeitig analysieren.
Prüfung
- Backend:
npx tsc --noEmit - Regressionstests:
node --import tsx tests/emailEntitySuggestions.test.ts - Frontend:
npm run build
Eine fachliche Prüfung mit echten Mails erfolgt nach Migration und mit konfiguriertem KI-Dienst. KI-Vorschläge müssen vor der Übernahme vom Benutzer geprüft werden.